Cómo tener reuniones eficientes con tu equipo de trabajo

¿Te ha sucedido alguna vez que tienes reunión con tu equipo de trabajo y después de varias horas de estar dentro de ella no se llega a ninguna solución? ¿ O que en ocasiones algunos miembros del equipo de trabajo ni si quiera saben porqué están ahí y pierden mucho tiempo poniéndolos al corriente? Aquí te enseño cuatro sencillos pasos para que las reuniones de tu equipo de trabajo sean cada vez más eficientes.

Primero define quiénes tienen que participar en la reunión del equipo de trabajo. Esto aunque parece algo no tan importante, es vital para que sea productiva dicha reunión. Lo que llega a suceder es que en ocasiones la persona que posee cierta información no acude porque no fue notificado de ella por error, entonces se tiene que llamar y esperar a que llegue. Esto representa para la reunión del equipo de trabajo una pérdida de tiempo invariable y empiezan los miembros a desesperarse. En otras ocasiones ocurre lo contrario, pero es la menos frecuente: a la reunión llegan personas que no tienen nada que ver con ese equipo de trabajo y hacen comentarios cuando no entienden perfectamente la situación y generan controversia.

El segundo punto es establecer el tema general a tratar. Todos los miembros del equipo de trabajo deben conocer exactamente la razón por la cual se van a reunir antes de llegar a ella. Con esto podrán llevar información que posiblemente les sea útil en determinado momento de la reunión. Todos los miembros del equipo de trabajo sabrán y entenderán cuál es el objetivo principal de estar ahí reunidos y ante cualquier desvío podrán re enfocar el tema para hallar la solución deseada.

El tercer punto es establecer apropiadamente una agenda. Haz que los miembros del equipo de trabajo tengan una copia de todos los puntos a tratar detalladamente. En algunas ocasiones las reuniones de trabajo son vistas como el momento de tomar un descanso y relacionarse con los colaboradores. De esta manera las reuniones del equipo de trabajo se volverán más eficientes y más enfocadas ya que irán revisando punto por punto que esté pendiente y ellos mismos estarán interesados en acabar con los pendientes por ver.

Por último escoge un horario y día adecuado para la reunión. Lo más recomendable es que sea a inicios de semana porque de esa manera los miembros del equipo de trabajo estarán frescos y no agobiados del trabajo a lo largo de la semana. Además si la reunión es en la mañana tendrán más claras sus ideas por el simple hecho de haber despertado pocas horas antes y no haber tenido un agotamiento mental después de la jornada laboral. Por el contrario si se realiza la reunión en viernes en la tarde, los miembros del equipo de trabajo estarán más preocupados por irse a casa que por llegar a la solución óptima. Esto es normal en las personas, así que hay que evitarlo para que no se desesperen y de esa manera poder llegar a la solución más adecuada del tema que se esté tratando.

Una última recomendación: que la reunión sea en un lugar agradable, cómodo y funcional para los miembros del equipo de trabajo. Es decir que esté limpio, las instalaciones sean las adecuadas y se tenga la tecnología necesaria para esa reunión en particular.

Como te darás cuenta lo único que requieres para tener reuniones eficientes de tu equipo de trabajo es organización previa para que se aproveche el tiempo y la sinergía del grupo se vea reflejada en las decisiones adecuadas y acciones tomadas por todos.

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