Crea una agenda efectiva para tus reuniones de trabajo

Una de las responsabilidades que como líder de un equipo tienes es organizar reuniones de trabajo con tus colaboradores. El problema surge cuando de repente se tiene la idea y propósito de una junta y terminan discutiéndose otros asuntos muy independientes a la razón original de la reunión. Esto es común si no lleva una agenda adecuada y ocurre normalmente en muchos equipos de trabajo. Como líder aprende a desarrollar una agenda efectiva para tus reuniones de trabajo en tres sencillos pasos.

El primer paso para tener una agenda efectiva es organizarla detalladamente. Con organización me refiero a que detalles cada uno de los temas que se discutirán en la reunión de trabajo. Te recomiendo que como líder establezcas de manera informal cuánto tiempo le destinarán a cada punto. No recomiendo que establezcas el tiempo formalmente, es decir que se los informes a los colaboradores, ya que eso generará un factor de presión y tensión para todos los participantes. La mayoría de ocasiones se destina más tiempo del previsto y eso genera que los miembros del equipo se distraigan viendo el reloj. Es más recomendable que tu lo tengas en mente y vayas midiendo ese tiempo destinado a cada tema. Tu como líder debes evitar esas distracciones y mejor enfocar a todos a la solución de las situaciones. Manejar una agenda efectiva traerá como consecuencia el menor tiempo posible invertido en cada reunión. De igual modo evitará desviaciones en el tema que se discuta.

El segundo paso para tener una agenda efectiva es ser muy específico con cada tema. Por ejemplo no es suficiente decir “Tema 1: Ventas”. Para tener una agenda efectiva debe ser mucho más específico: “Tema 1: Ventas a) Ventas en el sur b) Ventas en el norte c) Metas de ventas anuales d) Proyección de ventas mensuales e)Metas del mes pasado”. Será una agenda efectiva mientras más detallado sea, ya que no brincarán de un tema al otro y tendrá una lógica que irá hilando cada uno de los temas. Mientras más específica sea mayor control podrás tener como líder de la reunión. Podrás dar un tiempo para preguntas y respuestas cuando tu creas conveniente y así evitar distracciones innecesarias.

El tercer paso para tener una agenda efectiva es que tu como líder seas disciplinada, segura de ti misma y lo suficientemente fuerte para apegarte a la agenda. Debes ser lo suficientemente hábil para evitar desviarse en temas intrascendentes y te des cuenta de ello en cualquier momento en que lo estén haciendo. Pon atención a qué se discute y recuerda constantemente cuál es el propósito de esa reunión para que de cierta manera lo que se esté discutiendo en ese momento aporte valor al problema a solucionar.

Es cierto, que manejar una agenda efectiva no es la habilidad más importante y trascendente para ti como líder, sin embargo esto generará mayor productividad en ciertos momentos que tengas que trabajar en equipo. Aplica estos sencillos pasos y verás cómo tus reuniones cada vez son más eficientes, y tu equipo de trabajo lo agradecerá ya que durarán el tiempo necesario y no habrá desperdicio de tiempo. Recuerda una cosa: como líder tu debes estar consciente que el tiempo es el único recurso no renovable así que aprovéchalo al máximo organizando una agenda efectiva para tus reuniones de trabajo.

 

Tags: ,

Leave A Reply (No comments so far)

No comments yet

Calendario

December 2017
M T W T F S S
« May    
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031

Etiquetas